自分で仕事をする必要なし。正しい事務作業の効率化

仕事をしないこと＝最高の効率化です

日々多忙なサラリーマン。毎日計画を立てて進めているにもかかわらず、割込みの仕事や急な問合わせ対応で、思うようにタスクが終わらないことも多いのではないでしょうか。

特にやっかいなのは事務作業。面白くもなく、ただ定期的に、ルールに従って対応する必要があるものほど、時間の無駄を感じることはないでしょう。
今回は生産性の低下を招く、事務作業を効率化するアイデアをご紹介します。

【この記事を読むメリット】

職場での事務作業にかかわらず、「やるべき作業を省力化する」には、以下の方法が考えられます。

簡単に使えるシステムツールを利用し、作業を効率化する方法です。
うまくプログラムが組めれば、自分が手作業をすることは0にできる可能性もあります。

導入が簡単なツールとしては、AI音声認識アプリの活用があります。喋ったことが文字になるため、移動中に文章を作っておきたいときなどに便利です。

プログラミングをする場合のメジャーな方法には、Excelでマクロをプログラミングする方法があります。経費精算や見積り作成などの作業を効率化することができます。

また、例えば社用車の日次走行距離を月末にまとめて提出する場合などに、当日の走行距離を毎日入力するほど無駄なことはありません。
正確な数値にはなりませんが、月末時点の走行距離を基準に、ランダムな数字を出社した日に割り当ててくれるマクロなどを活用することで、日々の無駄な作業を削減できます。

「プログラミング」と聞くと敷居が高い印象がありますが、Excelは自分が画面で操作した作業を記憶し、ボタンを押した時に同じ作業を再現してくれる機能があり、プログラミング初心者でも利用がしやすくなっています。

プログラミングは今後どんどん直観的にできるようになる見込み。気軽にチャレンジを

システムに任せることが難しい場合には、人にお願いすることもできます。
とはいえ、言うは易く行うは難し。「自分の分は自分でやれよ」という当然の反発を回避する必要がありますね。

１つはパワーを使う方法です。後輩・部下を対象に、作業を依頼します。
上下関係の厳しい会社、または伝統的に新人が事務を任される社風の会社ではやりやすいでしょう。

２つめは環境の力を使う方法です。
自分が「多忙で当然」な理由がある場合、他の忙しくない人に作業の依頼はしやすくなります。

営業会社では、売れている後輩の作業を上司が手伝っているシーンも頻繁に見られます。「本業」が順調であれば、助けを借りやすい環境ができる、といえます。

前章から継続して3つ目の方法ですが、同僚の「責任感」を悪用する方法もあります。

提出期限が来ても提出ができない場合、会議が近いのに準備が間に合わない場合などに、その期限の管理者の助けを借りるやり方です。

ポイントは、早めに期限を守れない可能性がある雰囲気を醸しておくことです。
優秀な管理者であれば、期限が守れなさそうな人がいた場合、変わりの人に担当させるか、期限を延ばしてくれます。

事前に「忙しい感」「頑張っている感」を出しつつ、やりたくない作業のことに言及してみましょう。

ときには印象を損なわない程度に、助けてもらうことも大事

「そもそもこの作業要る？」から疑ってみることも有効です。

当サイト運営者の勤めていた外資系法人では、社内申請の書類は山ほどあるものの、まともに確認されていない項目も多数ありました。
申請フロー・書類自体をなくすことは難しいとしても、利用されていない資料（情報）の作成には時間をかけず、サッと前回分を再利用するなどで効率的に仕事が回せるようになるでしょう。

事務作業はその名のとおり、事務的な手続きでしかありません。
ときにはシステムで、ときには人にお願いしながら、効率的に処理していきましょう。

Ryst work-リーストワーク-