ムダな会議の多い会社で起こっていること、その対策とは【無駄の損切り】
ただ参加するだけの会議に待った。
自分が深く関わっていないにも関わらず、会議への参加を要求されたことはないでしょうか。
- 会社のルールで上司が参加しないといけない
- 特に内容はないが週1回のチームミーティングが計画されているため
参加必須、など
これらの無駄な会議に参加していると、あっという間に時間がとられてしまい、自分の作業は定時後ということもしばしば。
このようなもったいない時間から脱出するため、ムダな会議の原因と対策を見ていきましょう。
【このページを読むメリット 】
- ムダな会議の原因がわかる
- 自分の時間を作ることができる
それでは今回のコンテンツです。
ムダな会議はなぜ開催されるのか
古くから「イケてない文化代表」として語り継がれるムダな会議。
原因はどこにあるのでしょうか。
- 会議をすることが仕事になっている
- 責任を転嫁するために開催している
１．会議をすることが仕事になっている
原因の１つは会議をすること自体が目的になってしまっていること。
会議を通じて何かを決める・伝達するという目的がないままに開催してしまっているため、やること自体が目的になってしまっているケースです。
部署のメンバーが集合して情報を共有することは大切なのですが、その時伝えるべき内容がなければ開催を見送ることもできます。
その必要性の判断ができないのがムダな会議の生存に繋がっている理由です。
「目的」のない会議は開催する必要がない。
２．責任を転嫁するために開催している
次に、責任転嫁のための会議という原因も見られます。
これは今後の方針などを決める場合に、関係者を全員集めて話をしておくことで、「あなたもその場にいましたよね」という責任の分担をするために開催するものです。
もちろん、大事な決断をする際には関係者を集めるべきですが、平時の会議まで全員が顔を合わせる必要はないでしょう。
これも全員が参加する必要性を正しく判断できないために起こる問題です。
参加の必要がない人をフリーにしてあげる判断ができない点が課題。
対策は３つ
このように、会議の主催者がその時その時に開催の必要性や、参加者の範囲を判断しないために、無駄な会議が生まれています。
無駄な会議から解き放たれて、自分の時間を確保するためにできることは３つです。
- 会議に個別のタイトルを付ける
- 参加要否を問合せする
- 諦めて会議のない環境を探す
１．会議に個別のタイトルを付ける
無駄な会議が生まれる背景として、目的がないという原因がありましたが、初めから会議に名目をつけることで、無駄を認識する方法があります。
例えば、「部内週次ミーティング」などの予定ではなく「来季に向けた案件担当確認会議」など、はっきりとした名目をタイトルに持たせることで、目的を事前に確認できます。
この名目が見つからないようであれば、その会議は不要な可能性が高いとわかります。
「定例会議」は今からやめて、個別の名目で会議を設定しましょう。
目的を「見える」ようにすることで無駄がわかる。
２．参加要否を問合せする
会議が開催される場合にも、自分の参加が必須であるのかは確認してみるとよいかと思います。
いつも参加しているから、という理由で次回も参加していては、いつまでも自分の時間が持てません。
自分が参加する会議において、何か生産的なことができるのかを考えたうえで、出番がないようであればその旨を開催者に伝えると、時間が空くかもしれません。
３．諦めて会議のない環境を探す
ここまでの方法でも解決が見いだせなければ、最終手段は異動または転職です。
少し大げさかもしれませんが、自分の時間が持てないという問題は、人生の中で限られた時間を使う上で非常に重要な問題です。
意味のない会議に参加していたこれまでの時間、
- 早めに仕事を終わらせて家族と団らん
- 別領域の本を読んで知識を広げる
- お客さんを訪問して受注Get
様々なことができたはずです。
異動先・転職先の社風については必ず確認が必要ですが、選択肢の１つとしてもいいでしょう。
無駄な会議とは別れを告げ、生産的に
自分にとって無意味な時間を費やしてしまうことはとてももったいないことです。
極力、参加する理由の薄い会議は削減できるようにしたいですね。
また、自分が主催者の場合には、相手にとって価値のない会議にならないよう、段取りをしておくことも大切です。逆の立場になって考えられるように、意識しておきましょう。
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