外資コンサルが見つけた、文章が苦手な人向けの文章力の鍛え方
1ページ数十万円のパワーポイント資料を作成するコンサルの文章テクニックを公開
文章力は、仕事をする際にとても重要なスキルです。
- 日常的に送るメール
- 社内で稟議をはかるための資料
- クライアントに提示するプレゼン資料 など
上記のように、どのシーンでも文章を書くスキルは必要になってきます。
社内の相手にのみ見せる場合にはまだよいかもしれませんが、お客さんに提示する資料が読みづらい・頭が悪そうに見える、といった場合には、仕事に支障が出てしまうかもしれません。
筆者も社会人になりたての頃は手紙を書くことすら苦手でしたが、1ページで数十万円を稼ぐコンサルタントとしての経験を通じて、文章力を高めることができました。
今回は誤字脱字をなくすなど、基本的なものは除外した上で、わかりやすい・賢く見える文章の書き方をご紹介します。
【この記事を読むメリット 】
- わかりやすい・賢く見える文章が×ようになる
文章力の違いをサンプルで比較
最初は、よい文章と悪い文章を見比べてみます。違いその違いを並べていくことで、注意すべきポイントを見ていきましょう。
営業マンの報告をイメージしてみます。
昨日はまずAさんの家に行きましたが、インターホンを押しても誰も出なかったので電話をしてみましたがやはり留守で手紙を置いてきました。
次に事務所に戻ってBさんとの打合せですが、これは特に問題はなく進んでいます。
その後設計チームとの打合せをしましたが、これも特に問題はありませんでした。
最後にCさんの家に行きました。子供の誕生日らしく機嫌もよかったので、いい感じに商談をすることができました。今月契約できると思います。
昨日は顧客と3件の打合せ、社内チームと1件打合せを実施。
■顧客
- A様…訪問時不在のため、メッセージカードを投函。明日のアポイントを取得したため、再訪予定。
- B様…順調。
- C様…確度は高く、今月契約が可能な見込み。ご子息が今月誕生日であることも要因。
■社内
- 設計チーム…XXXの件は順調に進捗。
さて、どちらの方が良い文章に見えるでしょうか。
多くの人が後者を選ぶのではないかと思います。
違いを見てみると、良い文章は「文章が短く・シンプル」と言えます。次の章では、このような文章を書くためのコツをご紹介していきます。
- １、箇条書きを活用する
- ２、体言止めを活用する
- ３、相手が必要な情報を先読みする
- ４、語彙（ボキャブラリー）を増やす
コツさえ分かれば文章は難しくない！
苦手を克服する文章力の鍛え方
では、前章で見つけたコツを詳しく見ていきます。
１、箇条書きを活用する
良い文章・悪い文章の１つめの違いは、「箇条書きの利用有無」です。
先に出てきた文章は、長々と書いている割に、間延びしているイメージがありました。
その点、後者は箇条書きを利用することで、必要な情報をシンプルにまとめることができています。
箇条書きを利用する際は、事前に文章の構成を意識しておくことがポイントです。
今回の場合は、昨日の報告という大分類の下に、顧客打合せと社内打合せがあり、その下に個別の会議内容がある、といった文章構成のことです。
- 昨日の報告
-
- 顧客打合せ
-
- A様
- B様
- C様
- 社内打合せ
-
- 設計チーム
箇条書きはこのように見た目の文章の書き方のみではなく、事前にしっかり情報を整理できているか、という点も重要になるため、ここで頭のよさをアピールすることにもなります。
２、体言止めを活用する
２つめの鍛え方は、体言止めを活用することです。
学生時代に丁寧語や敬語を覚えて社会に出ていくため、ビジネスパーソンは丁寧語を使うもの、と思いがちですが、体言止めは文章をすっきり見せるためにとても便利です。
体言止めの利用が失礼にあたると指摘されることもほぼないかと思います。
先の例文のように、最初からすべて体言止めにするのはハードルが高い。。という人は、丁寧語と混ぜても良いかと思います。
苦手の克服にはまずチャレンジ！
３、相手が必要な情報を先読みする
文章は長くければよい、ということではありません。特にビジネスシーンでは、上位者ほど時間がない（ということになっている）ため、短くても内容の濃い文章にすることが大事です。
例えば、「不在だったので電話もした」という報告は、結果的に顧客と連絡をとれていないという意味では、不要な文章と考えられます。
頑張ったけどダメだった、という「想い」を見せたいのであればよいかもしれませんが、上位者からは「言い訳」ととらえられてしまったり、かえって「デキない奴」と思われてしまうかもしれません。
相手が求めている情報を先読みすることで、不要なメールのやり取りを避けることができ、自分の作業時間創出や上司の再確認のストレスを削減することができます。
４、語彙（ボキャブラリー）を増やす
同じ言葉を繰り返し使いすぎると、あまり知性がないように見えてしまいます。
似たようなことを何度も言わなければいけない場合には、異なった言い方をしてみましょう。
上の文章では、以下を言い換えてくどい印象を避けています。
- 「繰り返し」「似たようなことを何度も」
- 「言葉を使う」「言い方」
言い換えをしないと、少しイケていない印象の文章になります。
同じ言葉を繰り返し使いすぎると、あまり知性がないように見えてしまいます。
同じ言葉を繰り返し使う場合には、異なった使い方をしてみましょう。
言い換えの感覚をつかむと、他人が書いたドキュメントを読む際に「長々しく書かれた文章でも、ずっと同じことを繰り返しているだけ」という本質を見抜くこともできるようになり、読解時間の短縮も達成できるためおすすめです。
書き上手は読み上手でもある。
書き方の苦手克服はよい仕事の始まり
メールでのやりとり・文書の作成などは日常的に行う業務であるため、書き方をレベルアップできれば、広範囲によい影響をもたらすことになります。
習慣を変えるにはエネルギーが必要になりますが、長く使えるポータブルスキルになるため、ポイントを意識して取り組んでみてもよいのではないでしょうか。
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